Sử dụng hóa đơn điện tử giúp giải quyết nỗi lo về việc làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi chức năng tự động lập tờ khai thuế GTGT, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để khai thuế qua mạng đồng thời cách lưu trữ hóa đơn điện tử khá dễ dàng giúp giảm thiểu công việc cho kế toán, tăng hiệu quả công việc. Tuy nhiên trong quá trình áp dụng, kế toán vẫn cần lưu ý khi tạo, lập hóa đơn điện tử bởi đây là một hình thức hóa đơn mới. Chi tiết các lỗi cần tránh khi tạo lập hóa đơn điện tử là gì? Mời quý bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây.
1. Hóa đơn điện tử không đủ các nội dung bắt buộc phải đúng
Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 10/2014/TT-BTC, khi tạo hóa đơn điện tử cần lưu ý có những nội dung bắt buộc phải đúng đó là: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số hóa đơn.
Nếu doanh nghiệp vi phạm thì có thể bị phạt tiền từ 2 triệu – 4 triệu đồng.
2. Hóa đơn điện tử thiếu hoặc sai các nội dung khác
Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư 10/2014/TT-BTC, trường hợp khởi tạo hóa đơn điện tử đảm bảo đúng các nội dung quy định bắt buộc như trên nhưng thiếu hoặc sai các nội dung khác (trừ các trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đủ các nội dung theo hướng dẫn của Bộ Tài chính) thì:
– Phạt cảnh cáo nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn đã được khắc phục và vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.
– Phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt là 2.000.000 đồng nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn không được khắc phục nhưng đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
– Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.
3. Khởi tạo hóa đơn điện tử khi không đủ các điều kiện quy định
Việc khởi tạo hóa đơn phải đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể, người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:
– Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
– Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Trường hợp vi phạm sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 6 Thông tư 10/2014/TT-BTC.
4. Khởi tạo hóa đơn điện tử giả
Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn. Nếu thuộc trường hợp này thì bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
Những điều cần biết về báo cáo tài chính hợp nhất
DN tạm ngừng kinh doanh có phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn không?
Ngoài ra, tổ chức, cá nhân vi phạm còn có thể bị phạt đình chỉ quyền khởi tạo hóa đơn điện tử từ 01 tháng đến 03 tháng, kể từ ngày quyết định xử phạt có hiệu lực thi hành.
Như vậy, từ các quy định về xử phạt trên thì khi khởi tạo hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần chú ý:
– Hóa đơn điện tử phải đủ những nội dung bắt buộc phải đúng;
– Hóa đơn điện tử phải đúng và đủ các nội dung khác (trừ trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đủ các nội dung theo hướng dẫn);
– Khởi tạo hóa đơn khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định;
– Không khởi tạo hóa đơn điện tử giả.